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Educational Rights and Student Records
Educational rights are the rights of a "parent," "adoptive parent," "guardian," or another court-appointed individual to make educational decisions on behalf of a minor child.
Education records are defined as those records that contain information directly related to a student and which are maintained by an educational agency or institution or by a party acting for the agency or institution. The Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) is a federal law that affords parents the right to have access to their children’s education records, the right to seek to have the records amended, and the right to have some control over the disclosure of personally identifiable information from the education records.
Education Rights for 18 Year Old Students - When a student turns 18 years old, or enters a post-secondary institution at any age, the rights formerly given to parents under FERPA transfer from the parents to the student (“eligible student”). The FERPA statute is found at 20 U.S.C. § 1232g and the FERPA regulations are found at 34 CFR Part 99. The eligible student has the right to have access to his or her education records, the right to seek to have the records amended, the right to have control over the disclosure of personally identifiable information from the records, and the right to file a complaint with the US Department of Education.
Although the rights under FERPA have been given to the student, a school may still disclose some information from an “eligible student’s” education records to the parents of the student, without the student’s consent, if the student is a dependent for tax purposes. Neither the age of the student nor the parent’s status as a custodial parent is relevant. If a student is claimed as a dependent by either parent for tax purposes, then either parent may have access under this provision. (34 CFR § 99.31(a)(8)
In an effort to keep parents fully informed in all aspects of their 18 year old student’s status, below please find a link to an Authorization for Exchange of Health & Educational Information. Parents should review this Authorization with 18 year old students and obtain their consent on or after their 18th birthday. All signed Authorizations may be returned to the school site Counseling Office and records will be updated to reflect a 18-year old student’s consent to allow his/her parents or guardians to have access to all health, discipline and education-related matters.
Cuando el estudiante cumpla 18 años de edad, o asista a una institución de educación superior, él/ella se convierte en “estudiante elegible”, y todos los derechos que previamente estaban a cargo del padre o tutor bajo los Derechos Educativos y Privacidad Familiar (FERPA), se transfieren al estudiante. Sin embargo, después que el estudiante este a cargo de sus derechos, bajo los reglamentos de FERPA, y aun sea considerado como dependiente para propósitos de impuestos, la escuela puede comunicar información limitada, a los padres, sobre los archivos escolares del "estudiante elegible" sin el consentimiento del estudiante. El estudiante elegible tiene el derecho a obtener acceso a todos sus archivos escolares, el derecho a modificar archivos, el derecho a tener control sobre la divulgación de información personal de sus archivos así como también el derecho a presentar una queja formal ante el Departamento de Educación. El término “archivos educativos” se refiere a los archivos que contienen información directamente relacionada con el estudiante y se encuentran en una agencia (escuela), o institución educativa o por parte de la agencia o institución educativa.
Esforzándonos, en continuar informándole sobre el progreso educativo de su estudiante, la Autorización de Intercambio de Información Educativa y de Salud está disponible bajo el enlace “recursos” en la sección a la derecha. Por favor revise esta Autorización junto con su estudiante y obtenga su autorización antes o cuando su estudiante cumpla los 18 años de edad. Todas las formas de Autorización aprobadas, deben ser entregadas a la oficina de consejeros y los archivos serán actualizados y reflejaran el consentimiento, otorgando a los padres o tutores a tener acceso a todos los asuntos relacionados con la educación del estudiante.